¿Qué se puede firmar en las notarias?

Tras haber superado la curva hemos iniciado la desescalada, y como la palabra indica, para volver a la normalidad o quizás, a la “nueva normalidad”, que nunca será, supongo, como la normalidad anterior, hay que hacerlo poco a poco, por etapas, ganando en cada una de esas etapas un poco más de libertad, un poco menos de miedo, pero siempre dentro de unos parámetros de seguridad. Por cierto, como anécdota cabe señalar que las palabras “desescalar” o “desescalada” no están reconocidas por la Real Academia Española de la Lengua, no así por el corrector de Word Office que sí admite perfectamente la segunda.

Hay que recordar que las Notarías han estado abiertas desde la declaración del estado de alarma y durante todo el tiempo que ha durado el mismo, ya que han sido declaradas servicios esenciales, al igual que lo servicios sanitarios, de transporte, de alimentación, etc.

La razón de haber sido declarada la actuación notarial como servicio esencial descansa en la consideración del notario como funcionario público y en la alta calidad de los instrumentos que autoriza, en especial las escrituras públicas. Así, por ejemplo, podemos destacar el párrafo 10 del apartado VI, de la Exposición de Motivos del Real Decreto-ley 15/2020, de 21 de abril, de medidas urgentes complementarias para apoyar la economía y el empleo, que dice así:

“No puede ignorarse que resulta imprescindible el otorgamiento del instrumento notarial por cuanto es un documento público, con el valor y certeza que ello supone respecto de los elementos esenciales del negocio y por cuanto, en el caso de bienes o derechos inscribibles, el otorgamiento facilita la inscripción en el Registro Público correspondiente (…).

Por otra parte, el acceso al Registro (…) exige título público y, por tanto, resulta imprescindible la formalización del instrumento notarial porque a través de dicho registro se tutelan no solo los propios derechos e intereses del deudor, sino también los del acreedor y, muy especialmente, los de toda la ciudadanía mediante el mantenimiento de la fe pública con la integridad exactitud del registro, esto es, mediante el mantenimiento de un nivel de seguridad jurídica que permite la seguridad en el tráfico de bienes inscribibles que, de esta manera, mantienen su valor económico en dicho tráfico, pues cualquier tercero conoce las cargas a las que está sometido el bien”.

Aunque las 2.800 Notarías que están demarcadas en todo el territorio español han estado abiertas durante el estado de alarma, sus actuaciones han sido limitadas por la Instrucción de la Dirección General de seguridad jurídica y fe pública, de 30 de marzo de 2020, sobre fijación de servicios notariales esenciales tras la publicación del Real Decreto-Ley 10/2020, de 29 de marzo, fundamentalmente a las actividades de financiación y de seguros.

Pero vayamos por partes ¿Qué se puede firmar ahora en las Notarías antes de la nueva normalidad?

A esta pregunta responde la Instrucción de la Dirección General de seguridad jurídica y fe pública, de 8 de mayo de 2020, sobre servicios notariales tras la aprobación con fecha 28 de abril de 2020 por el Consejo de Ministros del plan para la transición hacia una nueva normalidad.

La Instrucción establece cuatro fases para la desescalada y en función de la fase en la que se esté se podrá firmar más o menos documentación. En definitiva va todo depende de la Fase en que nos encontremos. Vamos a intentar explicar cada fase:

FASE 0 o preparatoria a la nueva normalidad: 

– Es necesaria la cita previa y la obligación de evitar aglomeraciones.

– Solo se atenderán los casos urgentes pudiendo ampliar a otros que no lo sean dando preferencia a los primeros.

– Las actuaciones fuera de la oficina notarial seguirán estando limitadas a los casos urgentes en los que no sea posible el desplazamiento de los otorgantes o intervinientes a la oficina notarial, y ya no quedarán limitadas a los casos de fuerza mayor ni a la valoración por la Junta Directiva del Colegio Notarial respectivo, si bien en atención al caso concreto (hospitales, residencias, personas enfermas en su domicilio, etc.) se condicionará el desplazamiento del notario a la existencia de los mecanismos de protección precisos y, en su caso, a su suministro, lo que valorará el notario.

Resumiendo:  Se atienden preferentemente casos urgentes siempre con cita previa y se restringen las salidas del Notario fuera de la oficina notarial.

FASE 1 o Fase inicial a la una nueva normalidad:

– Continuarán las actuaciones con cita previa y la obligación de evitar aglomeraciones.

– La actuación notarial no estará limitada, ni siquiera con carácter preferente, a los casos de urgencia.

– Las salidas para autorización de documentos podrán realizarse en los casos en los que no sea posible el desplazamiento de los otorgantes o intervinientes a la oficina notarial y estarán sujetas igualmente a la exigencia por el notario de las garantías sanitarias señaladas para la fase anterior y bajo su valoración.

Resumiendo: Se puede atender todo tipo de firmas, no solo las urgentes, siempre con cita previa y se amplía la posibilidad de las salidas del Notario despacho.

FASE 2 o Fase intermedia a la nueva normalidad:

– Se continuarán las actuaciones con cita previa y la obligación de evitar aglomeraciones.

– La actuación notarial no tendrá limitación alguna.

– Las salidas de la oficina notarial podrán realizarse sin limitación, bajo la apreciación del notario en función de las reservas y garantías señaladas.

Resumiendo: No hay ninguna limitación en la actuación notarial salvo la necesidad de cita previa que es obligatoria.

FASE 3 o Fase avanzada a la una nueva normalidad:

– Únicamente subsistirá la obligación de evitar las aglomeraciones, por lo que la cita previa pasará de obligatoria a recomendable.

– En las salidas de la oficina pública notarial, el notario podrá establecer y valorar, como en los casos anteriores en atención a las circunstancias concretas, las garantías sanitarias precisas para prestar su función.

Resumiendo: No hay ninguna limitación en la actuación notarial, ni siquiera la necesidad de cita previa, aunque la misma es recomendable.

Es decir, con la Fase 4 llegamos a la “nueva normalidad” que sería como la situación normal de las Notarías antes del estado de alarma, si bien con medidas de seguridad e higiénicas, impuestas por la lucha contra la pandemia del Covid-19.

En este sentido es necesario cumplir una serie de requisitos comunes a todas las fases antes de la “nueva normalidad”, que son:

– Garantizar las distancias mínimas de seguridad de aproximadamente dos metros en todos los espacios de trabajo y con los usuarios en las zonas de acceso, espera y espacios de atención al público para evitar la acumulación de personas.

– Y, si fuere necesario, modificar la disposición de los puestos de trabajo, la organización de la circulación de personas y la distribución de espacios respetando, en todo caso, las vías de evacuación, asegurando medidas de protección del personal y los usuarios.

Estas circunstancias se cumplen en nuestra notaria, ubicada en Alicante, en Rambla 34, en la que disponemos de cuatro salas de firmas con espacio suficiente para mantener las distancias, y con las demás medidas de higiene establecidas.