En las últimas semanas ha aparecido en prensa y en radio varios anuncios dando a conocer que los notarios han puesto a disposición de los ciudadanos un Portal Notarial, que lógicamente, se ha llamado Portal Notarial del Ciudadano, en abreviatura PNC.

Los Notarios disponemos, desde principios de este siglo, de una sede electrónica que nos permite una comunicación segura entre los 3000 notarios y entre el Notariado y la Administración, fundamentalmente, la sede electrónica del Catastro, los Registros de la propiedad y mercantiles, las consejerías de Hacienda de las respectivas Comunidades Autónomas, los Ayuntamientos, etc.

El Portal Notarial del Ciudadano supone abrir esa sede electrónica notarial a todo el mundo que tenga acceso a internet siempre que cuente con una firma reconocida o acredite su identidad en la notaría, gratuitamente. A través del Portal un ciudadano podrá utilizar los servicios notariales con la tecnología actual, incluyendo la videoconferencia. Eso sí, el Portal Notarial del Ciudadano es una red segura, a salvo de piratas informáticos, y que garantiza la privacidad de los asuntos de los ciudadanos.

Basta con disponer de un certificado electrónico que cumpla con los requisitos que exigen las normas europeas, entre ellos, el del documento nacional de identidad, ya que lleva en su chip un certificado cualificado con los máximos requisitos de seguridad. Así pues, necesitaríamos, en principio, un ordenador con un lector de tarjetas.

¿Pero y si cuando necesitamos entrar en el Portal Notarial del Ciudadano no tenemos a mano el ordenador con el lector de tarjetas? ¿No es posible entrar de otro modo a través de un smartphone, una Tablet o algún otro dispositivo sin lector de tarjetas? Pues sí, sí es posible, pero para ello hay que acudir a una notaría para obtener su acreditación y una contraseña personal.

El primer paso para utilizar el portal del ciudadano es registrarse en él. Para ello hay que entrar en la página web www.portalnotarial.es y cumplimentar un cuestionario con los datos personales. Con ese registro ya se puede acceder al portal si bien no se pueden utilizar todos los servicios pues la mayoría exige la acreditación.

Para acreditarse es necesario acudir a una Notaría. Usted puede elegir cualquiera de las 3000 notarías demarcadas en territorio español, si bien le aconsejamos que, dada la novedad del Portal, se ponga en contacto previamente con la que haya elegido. Basta con acudir una sola vez y esa acreditación es gratuita.

La acreditación consiste en que, una vez personado delante del Notario, éste dará fe de que efectivamente es usted el que se ha registrado con sus datos personales, de modo que no haya duda de que es usted el que está utilizando el servicio. Una vez acreditado usted tendrá un certificado en línea con identidad acreditada. Esta acreditación es gratuita.

Actualmente, tiene las siguientes utilidades:

• Depósito copias simples. El depósito se realiza en un espacio seguro dentro de la sede electrónica notarial. Ello le permite tener la copia simple a su disposición en cualquier momento conectándose al Portal Notarial del Ciudadano. El depósito es gratuito pero la copia que se expide para depositarla sí se cobra. El valor de la copia simple sigue siendo el mismo, así que, de momento, el depósito de la copia simple en la sede electrónica no exime de la obligación de presentar la copia autorizada ante el Notario, en los casos en que sea obligatorio, como, por ejemplo, en la actuación mediante poder notarial, pero sí puede servir para la preparación de documentos o para actuaciones extranotariales.
• Solicitud de copias simples o autorizadas: También se podrán solicitar a través del Portal Notarial del Ciudadano, copias de escrituras, ya sean, copias autorizadas o copias simples. Pero mientras la Ley no permita el envío telemático de esa copia al ciudadano, éste deberá recogerla en la notaría a la que la haya solicitado o en otra notaría distinta, o bien solicitar que se la envíen por correo a la dirección indicada.
• Testamento online: Como se demostró en el confinamiento era urgente crear un servicio desde las Notarías de testamento online, que permitiera una comunicación ágil entre testador y notario evitando desplazamientos innecesarios, si bien, a día de hoy, sería necesaria la presencia física del testador en la notaria para el otorgamiento y firma del testamento, aunque, lógicamente, se tardaría mucho menos.
• Asesoramiento por videoconferencia: De la misma manera se facilita a los ciudadanos que lo deseen la posibilidad de asesorarse ante Notario por videoconferencia sin necesidad de desplazarse a la Notaría.
• Envío de copias simples de moratorias: Lo prevé el Real Decreto 8/2020. Es para ciudadanos que se encuentren en situación de vulnerabilidad que puede solicitar gratuitamente que se le envíe una copia simple de sus escrituras de compraventa y de préstamo hipotecario a la entidad financiera.
• Constitución de sociedades: También permite el Portal Notarial del Ciudadano realizar online todos los trámites previos a la constitución de una sociedad a través del mismo, como, por ejemplo, solicitar el certificado de denominación del Registro Mercantil Central o solicitar el Número de Identificación Fiscal provisional. Y también los trámites posteriores como la liquidación de los impuestos ante Hacienda, la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil o la obtención del Número de Identificación Fiscal definitivo. Pero, al igual que sucede con los testamentos, para el otorgamiento de la escritura de constitución sí que es necesaria la presencia física en la Notaría.

Ahora bien, esto último deberá cambiar ya que la constitución de sociedades exclusivamente online es una exigencia de la Directiva (UE) 2019/1151, de 20 de junio de 2019 por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, lo que nos lleva a preguntarnos…

El Portal del ciudadano abre un amplísimo abanico de posibilidades para el futuro, ya que permitirá que el ciudadano pueda realizar desde su ordenador, Tablet o smartphone, numerosos trámites que actualmente requerían presencia física en la notaría, a la vez que permitirá el otorgamiento de algunos documentos notariales por videoconferencia. Pero para ello será necesario que se adopten las necesarias modificaciones legislativas.

En este sentido podemos citar el Anteproyecto de Ley de Eficiencia Digital del Servicio Público de Justicia, de 19 de octubre de 2021, que presenta interesantísimas novedades, pero que trataremos en otro post.