¿Qué ocurre después de aprobar un acuerdo?
Las sociedades mercantiles y las comunidades de propietarios adoptan con frecuencia acuerdos que pueden tener consecuencias importantes: el nombramiento de un administrador, una modificación de estatutos, una ampliación de capital o determinados acuerdos relacionados con el funcionamiento y uso de una comunidad.
Que un acuerdo conste en un acta no significa que todos los trámites posteriores sean iguales. Dependiendo del tipo de acuerdo, puede ser necesario elevarlo a público ante notario, realizar posteriormente determinados trámites o simplemente conservar correctamente la documentación.
Por eso, antes de acudir a la notaría es importante determinar qué acuerdo se ha adoptado, qué documentación existe y qué se pretende conseguir.
En FS Notarios en Alicante podemos orientarle sobre la documentación necesaria y sobre la forma adecuada de formalizar el acuerdo según las características de cada caso.
Elevación a público de acuerdos de una sociedad
En una sociedad mercantil, determinados acuerdos pueden necesitar formalizarse mediante escritura pública y, cuando corresponda, realizar posteriormente los trámites necesarios ante el Registro Mercantil.
La elevación a público de un acuerdo social permite trasladar a un documento público un acuerdo que ha sido adoptado por la sociedad, utilizando para ello la documentación societaria correspondiente.
No todos los acuerdos tienen el mismo tratamiento. El procedimiento y la documentación necesaria dependerán del tipo de sociedad, del acuerdo adoptado y de las circunstancias concretas de la empresa.
¿Qué acuerdos pueden necesitar escritura pública?
Entre las operaciones societarias que pueden requerir una intervención notarial se encuentran, entre otras:
- Nombramientos y ceses de administradores, cuando corresponda formalizarlos y realizar los trámites posteriores.
- Modificaciones de los estatutos sociales.
- Cambios de denominación social.
- Cambios de domicilio social, cuando deban formalizarse mediante escritura.
- Ampliaciones y reducciones de capital.
- Determinadas operaciones societarias que requieran escritura pública.
La documentación y los pasos necesarios pueden variar considerablemente de una operación a otra. Por ello, es recomendable consultar previamente con la notaría para preparar correctamente la firma.
¿Quién debe acudir a la notaría para formalizar un acuerdo social?
No es necesario que todos los socios acudan a la notaría para formalizar un acuerdo social.
La persona que comparezca deberá estar facultada para representar a la sociedad y realizar la actuación correspondiente.
Dependiendo de la estructura de la empresa, puede intervenir el administrador único, los administradores que tengan facultades de representación o la persona que corresponda según el sistema de administración de la sociedad.
En determinados casos también será necesario comprobar quién está facultado para certificar los acuerdos adoptados.
Por este motivo, antes de acudir es conveniente comprobar quién debe firmar la documentación y quién debe comparecer ante el notario.
¿Qué documentación debe aportar una sociedad?
La documentación dependerá de la operación que se quiera formalizar.
Con carácter general, puede ser necesario aportar:
- La certificación del acuerdo adoptado por la sociedad.
- El acta de la reunión, cuando corresponda.
- La documentación societaria necesaria para comprobar la situación de la empresa.
- Los documentos relacionados específicamente con la operación.
- La documentación necesaria para realizar los trámites posteriores que correspondan.
En operaciones como modificaciones estatutarias, cambios de capital u otras operaciones societarias pueden ser necesarios documentos adicionales.
En FS Notarios podemos indicarle previamente qué documentación debe preparar antes de la firma para facilitar la tramitación y evitar desplazamientos innecesarios.
Acuerdos de comunidades de propietarios
Las comunidades de propietarios también adoptan acuerdos que pueden tener consecuencias importantes para los propietarios y, en determinados casos, para terceros.
Los acuerdos de la Junta de propietarios deben quedar correctamente documentados en el correspondiente libro de actas.
No todos los acuerdos de una comunidad necesitan una escritura pública. Sin embargo, determinadas modificaciones relacionadas con el título constitutivo o con los estatutos pueden requerir una formalización específica cuando se pretende que produzcan determinados efectos frente a terceros o que puedan acceder al Registro de la Propiedad.
Por eso, antes de acudir a la notaría es importante conocer qué acuerdo se ha adoptado, cómo ha quedado documentado y qué se pretende conseguir con su formalización.
¿Qué ocurre cuando una comunidad modifica sus estatutos?
Los estatutos de una comunidad pueden establecer determinadas reglas relacionadas con el uso y funcionamiento del edificio, sus elementos, instalaciones, servicios, gastos o administración.
Cuando una comunidad acuerda modificar sus estatutos, es importante analizar el contenido concreto de la modificación y la forma adecuada de documentarla.
Si además se pretende que la modificación pueda acceder al Registro de la Propiedad o que produzca determinados efectos frente a terceros, será necesario comprobar previamente los requisitos de formalización correspondientes.
La documentación necesaria y el procedimiento pueden variar según el contenido de la modificación.
¿Qué mayoría necesita una comunidad para aprobar un acuerdo?
No todos los acuerdos de una comunidad de propietarios se aprueban de la misma manera.
Dependiendo del contenido del acuerdo, puede ser necesaria una determinada mayoría de propietarios y cuotas de participación, mientras que otros asuntos pueden requerir requisitos diferentes.
Por este motivo, antes de formalizar un acuerdo ante notario es importante comprobar qué se ha aprobado, cómo se ha adoptado el acuerdo y qué documentación recoge la Junta de propietarios.
Cuando el acuerdo tenga relación con cuestiones especialmente relevantes para la comunidad, conviene comprobar previamente cuál es el procedimiento adecuado para su formalización.
¿Es obligatorio llevar un acuerdo de la comunidad al notario?
No necesariamente.
Muchos acuerdos de las comunidades de propietarios quedan correctamente documentados en el libro de actas y no necesitan una escritura pública.
La intervención notarial puede resultar necesaria o conveniente cuando el acuerdo deba formalizarse mediante escritura pública, cuando se pretenda realizar una determinada inscripción o cuando las circunstancias concretas de la operación aconsejen documentarlo de esta manera.
Por eso, antes de solicitar una escritura de elevación a público o cualquier otra actuación notarial, es importante analizar qué se ha aprobado y qué efecto se pretende conseguir.
Actas notariales: una actuación diferente
La expresión acta notarial puede referirse a una actuación diferente de la elevación a público de un acuerdo.
Mediante un acta, el notario puede dejar constancia de determinados hechos o circunstancias que pueda apreciar o documentar conforme a las características de cada caso.
Por ejemplo, puede ser necesario dejar constancia de determinados hechos, realizar una notificación o requerimiento, o documentar determinadas circunstancias que posteriormente puedan resultar relevantes.
La actuación concreta dependerá siempre de qué se quiere documentar y de las circunstancias del caso.
¿Para qué puede servir un acta de requerimiento?
Un acta de requerimiento permite documentar notarialmente una solicitud o requerimiento dirigido a otra persona y la actuación realizada por el notario.
En función de las características de la actuación, el destinatario puede tener la posibilidad de contestar ante el notario y dejar constancia de su respuesta.
Este tipo de actas puede utilizarse en diferentes situaciones. Antes de solicitarla, es recomendable explicar a la notaría qué se pretende comunicar, requerir o dejar documentado, para determinar cuál es la actuación notarial más adecuada.
Actas sobre hechos, documentos y contenidos digitales
En determinadas circunstancias, un acta notarial puede servir para dejar constancia de hechos, documentos o contenidos que puedan ser apreciados y documentados por el notario.
Dependiendo del caso, puede tratarse de fotografías, determinados contenidos publicados en una página web, documentos, comunicaciones u otros elementos susceptibles de constatación.
El alcance del acta dependerá de aquello que pueda ser efectivamente constatado y de las circunstancias concretas de la actuación.
Por eso, si necesita documentar un contenido digital o un determinado hecho, es conveniente explicar previamente a la notaría qué quiere dejar documentado.
¿Qué valor tiene un documento público notarial?
La intervención de un notario permite documentar determinados actos, hechos y declaraciones mediante un documento público.
El valor y alcance de la documentación dependerán de su contenido y de aquello que haya sido efectivamente documentado durante la actuación notarial.
Por ello, un documento público no debe entenderse como una garantía automática sobre cualquier circunstancia relacionada con una situación. Su utilidad dependerá de qué se haya documentado, cómo se haya documentado y cuál sea la finalidad del documento.
La importancia de preparar correctamente el acuerdo
Una buena preparación de la documentación antes de acudir a la notaría puede facilitar considerablemente la formalización de la operación.
En una sociedad, es importante comprobar quién adopta el acuerdo, qué documentación se ha preparado, quién puede certificarlo y qué actuación se pretende realizar posteriormente.
En una comunidad de propietarios, resulta especialmente importante disponer del acuerdo correctamente documentado y conocer las circunstancias de la Junta en la que fue adoptado.
Una documentación correctamente preparada facilita la intervención notarial y puede evitar errores, desplazamientos innecesarios o retrasos en la tramitación.
¿Puede el notario desplazarse para realizar un acta?
La posibilidad de realizar una actuación notarial fuera de la notaría depende de las características concretas del servicio y de las reglas de competencia aplicables.
Si necesita que un notario constate un hecho en un lugar determinado, lo recomendable es explicar previamente dónde debe realizarse la actuación y qué se pretende documentar.
De esta forma, la notaría podrá comprobar si la actuación puede realizarse y cuáles son las condiciones necesarias.
Preguntas frecuentes
¿Todos los acuerdos de una sociedad deben pasar por el notario?
No. Depende del tipo de acuerdo y de los trámites que deban realizarse posteriormente. Algunas operaciones requieren escritura pública y otras pueden documentarse de otra manera.
¿Tiene que acudir a la notaría toda la Junta de socios?
No necesariamente. Puede comparecer la persona que esté facultada para representar a la sociedad y realizar la actuación correspondiente.
¿Todos los acuerdos de una comunidad de propietarios necesitan escritura pública?
No. Muchos acuerdos se documentan en el libro de actas. La intervención notarial dependerá del contenido del acuerdo y de los efectos que se pretendan conseguir.
¿Qué documentación necesito para formalizar un acuerdo?
Dependerá del tipo de acuerdo y de la situación concreta de la sociedad o comunidad. La notaría puede indicarle previamente qué documentación debe preparar.
¿Puede una comunidad modificar sus estatutos?
Sí. El procedimiento y la documentación necesaria dependerán del contenido de la modificación y de los efectos que se pretendan conseguir.
¿Qué es un acta de requerimiento?
Es una actuación notarial mediante la que se documenta un requerimiento dirigido a otra persona. En función de las circunstancias, el destinatario puede tener la posibilidad de contestar ante el notario.
¿Es lo mismo protocolizar un acta que elevar un acuerdo a público?
No necesariamente. Son actuaciones notariales diferentes que pueden responder a finalidades distintas. La forma adecuada de documentar una operación dependerá de su naturaleza y de lo que se pretenda conseguir.
Conclusión
Los acuerdos de una sociedad o de una comunidad de propietarios pueden requerir diferentes formas de documentación y formalización.
Antes de acudir a la notaría conviene comprobar qué acuerdo se ha adoptado, qué documentación existe, quién debe comparecer y qué actuación se pretende realizar.
Una correcta preparación de la documentación permite facilitar la intervención notarial y evitar confusiones o retrasos posteriores.
Si necesita elevar a público un acuerdo de una sociedad, formalizar una modificación societaria, documentar un acuerdo de una comunidad de propietarios o solicitar un acta notarial en Alicante, puede contactar con FS Notarios para conocer la documentación necesaria y las particularidades de su caso.
Importante: la información de este artículo tiene carácter general. Los requisitos y la documentación pueden variar según el tipo de sociedad o comunidad, el contenido del acuerdo, la documentación disponible y las circunstancias concretas de cada caso.
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