Como regla general los notarios autorizamos documentos públicos. Para ello debemos realizar las siguientes comprobaciones:

1. Identificar a las personas que comparecen ante nosotros, y que en un futuro inmediato podrá hacerse sin necesidad de presencia física, mediante otorgamientos a distancia a través de medios telemáticos como sucede ya en Francia (Decreto 2020-1422 de 20 de noviembre estableciendo los poderes notariales a distancia), Bélgica y en otros países europeos.
2. Comprobar que están legitimadas para actuar en nombre de quien dicen representar comprobando los cargos societarios o los poderes, y en estos últimos, juzgar la suficiencia de las facultades, juicio que es exclusivamente notarial (STS 643/2018, de 20 de noviembre de 2018 y resolución de 17 de septiembre de 2019, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, entre otras muchas).
3. Apreciar si los comparecientes tienen capacidad para el acto o negocio concreto que van a realizar, aspecto éste importantísimo, pues la capacidad se presume, pero el Notario tiene que comprobar, en cada actuación, que efectivamente es así (Convención sobre los derechos de las personas con discapacidad, hecho en Nueva York el 13 de diciembre de 2006).
4. Explicar el documento, asesorando con imparcialidad a los comparecientes, principalmente a la parte más débil, y llegar a la conclusión indubitada que las partes comprenden su contenido.
5. Advertirles de los efectos del documento en las esferas civil, mercantil, fiscal o cualquier otra, y de las posibles consecuencias jurídicas del mismo.
6. Recibir el otorgamiento, esto es, que los comparecientes que ya han comprendido el negocio y saben las consecuencias del mismo, prestan su consentimiento y asumen los efectos que, en su esfera personal y/o patrimonial, dicho negocio o acto jurídico va a producir.
7. Y, por último, autorizar el documento, es decir, asumir la responsabilidad del mismo.

Una vez autorizado el documento pasa de ser un simple acuerdo privado entre las partes a ser un documento público, es decir, un documento respaldado por la fe pública del Estado, que el notariado tiene delegada.

El documento público es un documento autorizado por un Notario o por un empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la Ley (artículo 1216 del Código civil), es decir, un documento respaldado por la fe pública del Estado, que el notariado tiene delegada.

Así el documento público se contrapone al documento privado que es un simple acuerdo privado entre las partes, que si es contradicho por una parte, su autenticidad debe probarse en juicio.

El documento público produce muchos efectos jurídicos, como pueden ser:

1. Eficacia legitimadora en la esfera extrajudicial, pues, exhibiendo el documento público, se permite al titular de un derecho su ejercicio. Es por ello que se dice que la copia autorizada del documento público es título en el tráfico. De ahí su inscribibilidad y su oponibilidad frente a cualquier tercero. Así, el artículo 1218 del Código civil dispone que: “Los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste. (…)
2. Eficacia probatoria, pues los documentos públicos autorizados por notario con arreglo a Derecho harán prueba plena en los términos establecidos en los artículos 317 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento civil.
3. Eficacia ejecutiva, que se apoya en su valor probatorio, y viene establecida en el artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento civil.
4. Eficacia traditoria, que se deriva del artículo 1462.II del Código civil que dispone que: “Cuando se haga la venta mediante escritura pública, el otorgamiento de ésta equivaldrá a la entrega de la cosa objeto del contrato, si de la misma escritura no resultare o se dedujere claramente lo contrario”.
5. Eficacia prelativa en las ejecuciones singulares, según el artículo 1924.3 del Código civil.
6. Y por último podemos hablar de la Eficacia sustantiva, cuando para la existencia del negocio jurídico, éste debe documentarse en documento público, que alcanza la condición de requisito esencial para la existencia del mismo. Es decir, el negocio no existe sino se formaliza en escritura pública. Esa forma “ad substantiam” o “ad solemnitatem” es impuesta por la Ley en determinados negocios jurídicos, atendiendo a diversos motivos, como, por ejemplo, las capitulaciones matrimoniales, o las donaciones de bienes inmuebles.

El Notariado latino frente al notariado anglosajón.

El Notariado español es de tipo latino, cuyos orígenes modernos se remontan a la Edad Media. Los Notariados latinos constituyen la Unión Internacional del Notariado Latino (UINL), que comprende 89 países como miembros de pleno derecho, y otros muchos como observadores en mayor o menor medida. Abarca 2/3 partes de la población mundial y un 60 % del PIB mundial.

Forman parte de la UINL la práctica totalidad de los países europeos continentales, los de América Latina, los de la África Francófona, la mayoría de los países de la antigua Europa del Este, como Rusia, y los países asiáticos con mayor población como China, Japón o Indonesia. Pero además está en plena expansión en los países de órbita anglosajona hasta el punto de que en Inglaterra existen los “Scrivener notaries”, que son notarios latinos, y que también forman parte de la UINL.

El Notariado latino se contrapone al notariado anglosajón de países como Gran Bretaña, Kenia, EEUU o Australia, en los que el mal llamado notario (pues no lo es) solo legitima la firma del compareciente, no haciéndose responsable del contenido del documento, que sigue siendo privado.