¿Cuándo puede necesitar una actuación notarial?

Determinados trámites administrativos, bancarios, empresariales, académicos o relacionados con documentación destinada al extranjero pueden requerir una legitimación de firma o un testimonio notarial.

En el lenguaje cotidiano es habitual hablar de «compulsar» un documento. Sin embargo, desde el punto de vista notarial existen diferentes actuaciones y cada una tiene una finalidad concreta. No es lo mismo acreditar que una copia se corresponde con el documento exhibido que acreditar que una determinada firma pertenece a una persona.

En FS Notarios, en Alicante, podemos informarle sobre la actuación notarial que corresponda según el documento y el trámite para el que necesite utilizarlo.

¿Qué es la legitimación de una firma?

La legitimación de firma es una actuación notarial mediante la que se acredita que una firma ha sido puesta en presencia del notario o el juicio de este sobre su pertenencia a una persona determinada, según el procedimiento utilizado.

Por tanto, la legitimación no significa que el notario esté certificando el contenido del documento. Su intervención se refiere a la firma y a las circunstancias propias de la legitimación.

Firma puesta o reconocida ante el notario

En determinados documentos, la firma debe ponerse o reconocerse en presencia del notario. En estos casos, el notario identifica al firmante y deja constancia de la actuación realizada.

Esta modalidad es especialmente relevante cuando el documento contiene declaraciones de voluntad o cuando las características del documento exigen que la firma sea puesta o reconocida ante el notario.

Otros procedimientos de legitimación

La normativa notarial contempla también otros procedimientos para legitimar determinadas firmas, como el conocimiento personal del firmante o el cotejo con otras firmas que permitan al notario emitir el correspondiente juicio.

El procedimiento aplicable dependerá del documento y de las circunstancias concretas. Por ello, no debe darse por hecho que cualquier firma puesta previamente en un documento puede legitimarse de la misma manera.

Importante: la legitimación de una firma no convierte por sí misma un documento privado en escritura pública ni sustituye la forma pública que pueda resultar necesaria para determinados actos o negocios jurídicos.

Testimonios notariales: la conocida «compulsa»

Cuando se habla de «compulsar» un documento, en determinados casos la actuación notarial adecuada puede ser un testimonio por exhibición.

El notario examina el documento que se le presenta y realiza el testimonio correspondiente sobre la reproducción obtenida, dejando constancia de la actuación realizada.

Para este tipo de actuación es necesario presentar el documento que debe ser exhibido y cotejado. Una fotocopia por sí sola no permite al notario comprobar su correspondencia con el documento presentado.

El testimonio acredita la correspondencia de la reproducción con el documento exhibido en los términos propios de esta actuación, pero no significa que el notario esté certificando la autenticidad, autoría o contenido material del documento original.

¿Qué documentos pueden requerir un testimonio?

La documentación puede variar según el trámite. Entre otros, pueden existir solicitudes relacionadas con:

Documentos de identidad y documentación personal.
Títulos y certificados académicos.
Certificados y documentos administrativos.
Documentación empresarial o societaria.
Documentos destinados a determinadas entidades o autoridades.

La entidad destinataria puede establecer requisitos específicos, por lo que siempre es conveniente comprobar previamente qué tipo de copia o documento necesita.

Legitimación de firma y poder notarial: dos actuaciones diferentes

Una firma legitimada no equivale a un poder notarial. Son actuaciones diferentes y responden a finalidades distintas.

Si una persona necesita autorizar a otra para actuar en su nombre, será necesario analizar qué facultades pretende conceder y qué instrumento resulta adecuado. En determinados casos podrá ser necesario otorgar un poder notarial, mientras que en otros trámites puede ser suficiente una autorización con firma legitimada.

Por ejemplo, la simple legitimación de una firma no convierte automáticamente un documento privado en un título apto para realizar un acto para el que la normativa exija escritura pública u otra forma específica.

Antes de firmar un documento privado pensando que posteriormente bastará con legitimar la firma, es recomendable comprobar qué exige exactamente la entidad o autoridad ante la que se vaya a presentar.

Documentación para utilizar en el extranjero

En Alicante es frecuente que determinados documentos notariales tengan como destino otro país. En estos casos pueden existir requisitos adicionales para que la documentación española sea reconocida por las autoridades del país de destino.

Cuando el documento deba surtir efectos en un país que participa en el Convenio de La Haya, puede ser necesaria una Apostilla de La Haya. Para países que no forman parte de dicho Convenio puede resultar necesario un procedimiento de legalización diferente.

La apostilla o legalización no debe considerarse un requisito automático para cualquier documento destinado al extranjero. Su necesidad depende del país de destino, del tipo de documento y de los requisitos de la autoridad que vaya a recibirlo.

El Colegio Notarial de Valencia dispone de servicios de legalización y apostilla para documentos notariales y determinados documentos privados con firma legitimada.

Algunos trámites que pueden requerir legitimación o testimonios

La necesidad de estas actuaciones depende siempre de los requisitos del trámite concreto. Algunos ejemplos pueden ser:

Documentación para entidades extranjeras: determinadas entidades pueden solicitar copias testimoniadas o documentos con firma legitimada.
Documentación societaria: algunos certificados o documentos relacionados con sociedades pueden requerir la acreditación notarial de determinadas firmas.
Trámites administrativos: determinados procedimientos pueden solicitar copias autenticadas o actuaciones notariales concretas.
Documentación académica: algunas instituciones pueden solicitar copias testimoniadas de títulos o certificados.
Documentación destinada al extranjero: dependiendo del país, pueden ser necesarios testimonios, legitimaciones, apostillas, legalizaciones o traducciones.

Estos ejemplos no significan que todos los trámites indicados requieran necesariamente intervención notarial. Lo determinante son los requisitos establecidos por la entidad o autoridad destinataria.

¿Qué debe llevar a la notaría?

Antes de acudir a FS Notarios, es recomendable revisar qué actuación le han solicitado exactamente.

Si necesita un testimonio por exhibición, deberá presentar el documento que vaya a ser objeto de cotejo. Si se trata de una legitimación de firma, deberá aportar el documento correspondiente y acreditar su identidad en los términos que procedan.

Cuando el documento vaya a utilizarse fuera de España, conviene indicar desde el principio el país de destino y la entidad ante la que se presentará. Esto permite valorar si pueden ser necesarios trámites adicionales como una apostilla, legalización o traducción.

Si no tiene claro qué actuación necesita, puede consultar previamente con la notaría para determinar cuál es el trámite adecuado.

Una actuación notarial que debe adaptarse a cada documento

La legitimación de firmas y los testimonios notariales son actuaciones habituales, pero no son intercambiables ni sirven automáticamente para cualquier trámite.

La diferencia entre acreditar una firma y acreditar la correspondencia de una copia con un documento original puede ser importante para que la documentación sea aceptada por la entidad destinataria.

En FS Notarios, en Alicante, podemos orientarle sobre la actuación notarial que corresponda según el documento, la finalidad del trámite y, cuando proceda, el país en el que vaya a utilizarse.

Si necesita legitimar una firma, realizar un testimonio o conocer qué actuación notarial necesita para un determinado trámite, puede consultar previamente con la notaría.

Preguntas frecuentes sobre legitimación de firmas y compulsas

¿Si el notario legitima mi firma está certificando que el documento es legal?

No. La legitimación se refiere a la firma en los términos propios de esta actuación. El notario no asume por ello la responsabilidad sobre el contenido del documento.

¿Puedo llevar únicamente una fotocopia para realizar un testimonio?

Para realizar un testimonio por exhibición es necesario presentar el documento que debe ser cotejado. Una fotocopia por sí sola no permite realizar esa comprobación.

¿Tengo que firmar delante del notario?

Depende del procedimiento de legitimación aplicable al documento. Algunas firmas deben ponerse o reconocerse ante el notario, mientras que la normativa contempla otros procedimientos de legitimación en determinados supuestos.

¿Una firma legitimada equivale a un poder notarial?

No. Son actuaciones diferentes. Si necesita que otra persona pueda actuar en su nombre, habrá que determinar qué facultades de representación necesita y qué instrumento resulta adecuado.

¿Una copia testimoniada sirve para cualquier trámite?

No necesariamente. La entidad o autoridad destinataria puede exigir un documento concreto, una copia determinada, el original u otros requisitos adicionales.

¿Necesito apostillar un documento notarial para utilizarlo en otro país?

Depende del país de destino, del tipo de documento y de los requisitos de la autoridad que vaya a recibirlo. En algunos casos puede ser necesaria una apostilla o una legalización y pueden existir además requisitos de traducción.

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